Может ли чек из банка подтвердить расходы подотчетного лица?

В мире бухгалтерии нередко возникают ситуации, когда сотрудник оплачивает услуги через мобильный банк и приносит только так называемый чек по операции. Это вызывает правомерный вопрос: может ли подобный документ служить основанием для учета расходов?

Разберемся, возможно ли принять данную сумму к учету и какие юридические нормы при этом стоит учитывать.

Суть вопроса

Сотрудник оплатил пополнение лицевого счета (интернет) через мобильный банк в интересах государственного учреждения.

В бухгалтерию были переданы:

• заявка на закупку малогабаритных ТРУ;
• документ банка чек по операции.

Кассовый чек отсутствует.

При этом учетная политика учреждения утверждает кассовые чеки, товарные чеки и квитанции терминалов в качестве обязательных подтверждающих документов.

Что такое чек по операции?

Чек по операции это документ, автоматически создаваемый в мобильном приложении банка после проведения платежа.

Как правило, он содержит:

• дату и время транзакции;
• сумму платежа;
• имя получателя средств.

Однако этот чек не включает обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством о ККТ.

Позиция Минфина России

Согласно разъяснениям Минфина России, в письме от 25.02.2025 03-07-14/17775, банки не используют контрольно-кассовую технику при проведении банковских операций. Таким образом, чек по операции не является кассовым чеком с юридической точки зрения.

Когда обязательным является кассовый чек?

Согласно Федеральному закону 54-ФЗ:

• организации и индивидуальные предприниматели при расчетах с физическими лицами обязаны использовать онлайн-кассы;
• покупателю необходимо предоставить кассовый чек в бумажной или электронной форме;
• электронный чек можно отправить на телефон или e-mail.

Электронные чеки также доступны через сервисы ФНС России, такие как Мои чеки онлайн.

Что касается подотчетных расходов, они могут подтверждаться следующими документами:

• утвержденным отчетом подотчетного лица;
• документами, подтверждающими факт получения товаров или услуг.

Пользуясь чеком по операции, важно убедиться, что он подтверждает указанные затраты.

Таким образом, если чек по операции включает данные о получателе средств, дате и сумме платежа, организация может рассмотреть его как подтверждение расходов. Однако предпочтительнее прописать возможность его использования в учетной политике и, при возможности, запросить освоенный документ от банка, сообщает канал.