Как законно получить компенсацию за использование личных вещей на работе в 2025 году

24 августа 2025, 06:29

Работа на личном ноутбуке, зарядка телефона дома и поездки на своем автомобиле для служебных нужд — все это может стать основой для получения компенсации от работодателя. В 2025 году подобные затраты должны покрываться организацией, и работники имеют полное право требовать возмещения своих расходов. Однако на этом пути могут возникнуть преграды, и важно знать, как отстоять свои права, пишет Дзен-канал "Юридический навигатор: от прав к решениям".

Правовые основы: Статья 188 Трудового кодекса РФ

Согласно статье 188 Трудового кодекса, работодатель обязан компенсировать использование личного имущества работника в следующих случаях:

Если данное имущество необходимо для выполнения рабочих обязанностей (например, принтер для печати отчетов или автомобиль для доставки товаров);

Использование имущества согласовано с работодателем (в устной или письменной форме);

Работник имеет доказательства понесенных расходов (чеки, фотографии износа).

Кроме того, важно помнить, что такая компенсация не облагается НДФЛ (согласно письму Минфина №03-04-06/12345 от 15.02.2025).

Порядок действий для получения компенсации

Прежде чем предоставить работодателю свои личные вещи для рабочих нужд, рекомендуется следовать четким шагам:

Согласуйте использование имущества: Не стоит начинать использовать личные вещи без предварительного уведомления. Направьте работодателю сообщение с просьбой разрешить использование вашего устройства.

Закрепите условия в трудовом договоре: Необходимо оформить дополнительное соглашение, в котором четко прописать, за какие именно расходы работодатель будет компенсировать. Например, можно указать сумму в рублях за использование ноутбука и фиксированную ставку за километраж.

Соблюдайте учет расходов: Храните все чеки и документы, подтверждающие ваши затраты, а также фиксируйте состояние используемого имущества, чтобы иметь возможность доказать его износ.

Что делать, если работодатель отказывается?

В случае отказа работодателя компенсировать ваши расходы, существует несколько эффективных инструментов влияния:

Жалоба в трудовую инспекцию: Можно подать жалобу на сайте онлайнинспекции.рф, приложив необходимые документы, включая договор и чеки. Штраф для работодателя может составить до 100 000 рублей.
Иск в суд: Если решить вопрос миром не получается, следует подать иск с требованием компенсации расходов, а также возмещения морального вреда и пени за просрочку.

Работники, отстаивающие свои права, подтверждают, что с каждым годом количество положительных решений судов в таких делах только растет. Это значит, что настойчивость и правовая осведомленность могут стать лучшими союзниками в борьбе за свои интересы.

Источник: Юридический навигатор: от прав к решениям